اصول گفتگوی صحیح با رئیس

هیچ کس نمی تواند اهمیت ارتباط صحیح با رئیس را انکار کند. اگر بلد نباشید با رئیس خود درست صحبت کنید، ممکن است به رغم همه توانمندی های خود از کار بیکار شوید. هر رئیسی هم قلق خاص خودش را دارد. مثلا رئیس شرکتی را درنظر بگیرید که دوست دارد همه به او بگویند، آقای فلانی. او از اینکه کسی با اسم کوچک صدایش کند یا به او بگوید: « آقای رئیس » بدش می آید. حالا کسی پیدا شده که جلوی جمع رئیس را با نام کوچک صدا می زند و جلوی جمع به کتفش می زند و می گوید: « چطوری رئیس! » حتی اگر شما آدم بدبینی هم نباشید، متوجه می شوید که شغل این آدم به شدت در خطر است.
اگر مدتی بعد شنیدید که فرد مورد نظر اخراج شده یا تنزل درجه یافته یا به جای ارتقای درجه به جای دیگری سنگ قلاب شده است، تعجب نکنید. شما ممکن است بد لباس و ژولیده باشید اما بدون مشکل به کارتان برسید، ممکن است با زیردستان خود خیلی خوش رفتار نباشید اما مشکلی برایتان پیش نیاید، دیر سر کار بیایید و تنبل باشید اما به دردسر نیفتید، اما اگر نتوانید با رئیس خود ارتباط مناسبی برقرار کنید، قطعا دچار مشکل خواهید شد.قانون شماره ۱ : هدف داشته باشید
روسا اصولا از وراجی بدشان می آید مگر اینکه قرار باشد خودشان این کار را بکنند. هر مکالمه و ارتباطی که با رئیس خود دارید باید هدفمند باشد. هدف مکالمه شما چیست؟ چقدر باید طول بکشد؟ آیا اصلا باید این مکالمه انجام شود؟متوجه این نکته باشید:
شما هستید که مکالمه را اداره می کنید. شاید رئیس شما مشغول درددل کردن باشد اما این شما هستید که محتوا را مشخص می کنید و ساختار گفت و گو را پایه ریزی می کنید، بنابراین وقت او را بیهوده هدر ندهید. حتی اگر در فواصل بین مکالمه او حرف بزند و حرف های بی ربط می زند، باز هم احتمالا اعتقاد دارد وقت او بیشتر از وقت شما ارزش دارد، بنابراین وقت او را به شکلی هوشمندانه بگیرید و کوتاه، مختصر و موثر صحبت کنید.
وقتی هم حرفتان تمام شد، فورا از اتاق بیرون بروید چون قرار است آدم پرمشغله ای باشید.
البته اگر رئیس شما خواست بمانید و با هم درد دل کنید، این کار را انجام دهید اشکالی هم ندارد. ولی کاملا مراقب باشید که پا را از گلیمتان درازتر نکنید. در عین صحبت های حتی صمیمانه به یاد داشته باشید او رئیس است.قانون شماره ۲ : وقت جلسه با ظرافت رفتار کنید
شاید فکر کنید، ماجرا خیلی ساده است اما اینطور نیست. جلسه با رئیس در حضور سایر کارمندان شاید به نظر امری رایج و کسالت آور باشد اما شما می توانید با رعایت برخی نکات ساده هم فضای خوبی در جلسه حاکم کنید و هم خودتان از مزایای جلسه با رئیس بهره مند شوید.نکته اول :
سعی کنید روی رئیس تاثیر مثبت بگذارید. بی دلیل خودتان را بزرگ نکنید و شلوغ بازی در نیاورید. فقط سعی کنید امکانات و توانایی های خود را شناخته و به موقع آنها را در جلسه ارائه کنید.نکته دوم :
اگر لازم بود در حد معقول و ملایم همکاران خود را تشویق و از رقبای خود انتقاد کنید. سومین نکته اینکه سعی کنید ملایم و محترم رفتار کنید.نکته سوم :
اگر می دانید قرار است یکی از افراد حاضر در جلسه جایگزین رئیس شود، بی دلیل او را با خودتان بد نکنید.نکته چهارم :
اگر موقعیتش پیش آمد از جملات بامزه و طنزآمیز استفاده کنید. جلسات اداری معمولا کسالت آور هستند و همه را خسته می کنند. گفتن کلمات طنز آمیز همه از جمله رئیس راسرحال می آورد. یادتان باشد جلسات خوب، کوتاه و متمرکز هستند و همه هم نسبت به شما احساس خوبی خواهند داشت. یادتان باشد بهترین جلسه زمانی است که شما (فارغ از اینکه درباره چه چیزی باشد) وقتی از آن بیرون می آیید بیشتر از زمانی که وارد آن شده اید، احساس قدرت کنید.قانون شماره ۳ : حواستان به ایمیل و اس ام اس باشد
در حال حاضر مردم به شکلی افراطی از لوازم الکترونیکی برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می کنند حتی با رئیس خود. در مواردی که کار مهمی دارید، هیچ چیز جای ملاقات چهره به چهره را نمی گیرد اما در عین حال می توان از ایمیل و اس ام اس هم برای انجام برخی کارهای شغلی استفاده کرد.
ایمیل می تواند برای شما کارکرد وسیله ای را داشته باشد که با کمک آن بتوانید در زمینه ای کاملا خاص و متمرکز (نه موارد کلی و جامع ) تصمیم گیری کنید یا از تصمیم کسی مطلع شوید. کار دیگر اینکه اخبار مرتبط با کار خود را به همکاران اطلاع دهید. اس ام اس هم دقیقا چنین کاربردی دارد. شما چه در ایمیل چه در اس ام اس باید کوتاه و مختصر و مفید بنویسید. مثل این مورد: ملاقات با فلانی به خوبی پیش رفت. فردا قرارداد امضا می کنیم. اگر موردی بود به من اطلاع دهید.
این اس ام اس یا ایمیل عالی است اما همین را می توان به شکل احمقانه ای اینطور نوشت: امروز ساعت ۱۰ با آقای فلانی از شرکت … در طبقه. .. قرار ملاقات داشتیم. ملاقات ساعت ۱۰ و نیم آغاز شد. مذاکرات درباره همکاری در زمینه… و این نوشته می تواند به راحتی اعصاب رئیس را به هم بریزد. بحث تصمیم گیری هم کاربرد مهمی است. بسیاری از کارکنان در هر دقیقه از روز کاری باید تصمیماتی بگیرند که نیاز به مشاوره و دستور مستقیم رئیس یا در مواردی چراغ سبز او دارد.
در این شرایط گاهی ایمیل و اس ام اس حتی بهتر از تلفن زدن یا ملاقات رودرروست. فقط یادتان باشد در این شرایط باید طوری متن را بنویسید که فقط به بله یا خیر رئیس احتیاج داشته باشید نه اینکه شرحی پر طول و تفسیر بنویسید که از حوصله خارج باشد. یک نکته فرعی اینکه تا حد امکان از فرستادن ایمیل و اس ام اس های غیرکاری و به اصطلاح فورواردی به رئیس خودداری کنید. همین کار که شاید زمانی بامزه به نظر برسد، ممکن است در آینده به ضررتان تمام شود.قانون شماره ۴ : خبر بد را درست منتقل کنید
کسانی که روابط عمومی خوبی دارند به خوبی می دانند چطور تعداد زیادی از اخبار بد و منفی را که خودشان هم در وقوع آن نقش دارند به دیگران و حتی رئیس انتقال بدهند بدون اینکه برای خودشان وجهه بدی ایجاد شود. البته بسیاری از افراد هم هستند که به هر ترتیب ممکن از رساندن اخبار بد به رئیس طفره می روند. یادتان باشد گفتن برخی اخبار به رئیس که می تواند باعث ناراحتی و عصبانیت او شود، درنهایت باعث می شود او بداند شما فرد با انگیزه و متعهدی هستید و از او نمی ترسید. بله، رئیس شما ممکن است داد و بیداد کند و با شما خوب برخورد نکند اما معمولا روسا بعدا از حامل خبر ناگوار عذرخواهی می کنند به خصوص اگر او تقصیرکار نباشد. اگر چنین اتفاقی افتاد بدانید، کار خود را درست انجام داده اید. به هرحال یادتان باشد وقتی خبر بدی را منتقل می کنید به خصوص اگر شما هم در ماجرا مقصر هستید حتما مراتب ناراحتی و تاسف خود را هم به رئیس بگوییدقانون شماره ۵ : بیشتر از دهان، گوشتان را باز کنید
یادتان باشد همیشه همه آدم ها دوست دارند در یک مکالمه طرف مقابل بیشتر از آنکه حرف بزند به حرفشان گوش دهد. روسا که جای خود دارند. بسیاری از مردم اعتقاد دارند آنهایی که شنونده های خوبی هستند، روابط عمومی بهتری دارند، بنابراین بنشینید و گوش کنید. بیشتر از آنکه جواب دهید، سؤال مطرح کنید تا رئیس بیشتر حرف بزند. در انتها رئیس به این نتیجه می رسد که چقدر از گفت وگو با شما لذت می برد. فقط یک نکته یادتان باشد. حین گفت وگوهای غیرکاری با رئیس، اصلا حرف از پول نزنید مگر اینکه خودش از شما درباره آن بپرسد.قانون شماره ۶ : برای ماندن برنامه ریزی کنید
اگر وقتی کسی وارد اتاق می شود شما کماکان در حال تایپ هستید، یعنی علاقه ای به طرف مقابل ندارید و برای او اهمیتی قائل نیستید. زبان بدن body language یک روش ارتباطی بسیار قدرتمند است. وقتی کسی وارد اتاق می شود، حال هر کسی که باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده اید به خصوص اگر این فرد رئیس باشد، تاثیر خوبی هم روی او خواهید گذاشت.
اگر زندگی شخصی شما بیش از حد شخصی است، یعنی شما چیزی را مخفی می کنید.
در میان گذاشتن همه چیز با دیگران کار اشتباهی است اما اینکه همکاران شما درباره برخی اتفاقات مهم زندگی شما بی اطلاع باشند، ناخوشایند است. مثلا اینکه ندانند هفته دیگر نامزدی شماست یا به زودی قرار است بچه دار شوید، صورت جالبی ندارد. درمیان گذاشتن مواردی از این دست با همکاران به برقراری ارتباط بهتر در محل کار کمک خواهد کرد.
اگر دفتر شما خیلی خشک است، یعنی شما تصور نمی کنید در این دفتر و شغل باقی بمانید، بنابراین دست به دکوراسیون و اسباب و اثاثیه نمی زنید
اگر رئیس شما وارد یک دفتر خالی و بدون تزیینات شود، این خشکی و خالی بودن را مد نظر قرار می دهد. در ضمن برقراری ارتباط با شما برای او سخت می شود. طوری دفتر کارتان را تزیین کنید، انگار که می خواهید. مدت ها در آن اتاق کار کنید.