برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.
بر طبق این تعریف، تصمیم‌گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه‌گیری هستند. دیدگاهها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی می‌شوند که فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده می‌شود. همانطور که اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یک فرایند تصمیم‌گیری نیست بلکه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه‌ای فرایند ارزیابی است که در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم‌گیری می‌شود.
برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می‌یابد. برنامه‌ها تهیه شده و اجرا می‌گردند.
ویژگی های برنامه ریزی:
برنامه ریزی یک فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:
۱) تشخیص یک نیاز یا انعکاس یک انگیزه
۲) جمع‌آوری اطلاعات
۳)مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید
۴) تعریف اهداف
۵)تأمین مقدمات
۶)پیش‌بینی شرایط آینده
۷) ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی
۸) رتبه‌بندی و انتخاب گزینه‌ها
۹) تعریف سیاستها
۱۰) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه
انواع برنامه ریزی و آشنایی با آنها:
برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیکی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه‌ای و برنامه ریزی عمومی دسته‌بندی می‌شوند که در اینجا منظور از برنامه ریزی، برنامه ریزی از نوع عمومی است. برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد. برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می‌توان در قالب برنامه ریزی کوتاه‌مدت (برنامه ریزی عملیاتی و تاکتیکی)، برنامه ریزی میان‌مدت و برنامه ریزی بلندمدت دسته‌بندی نمود.
۱)برنامه ریزی کوتاه مدت: هر شب پس از به پایان رساندن فعالیتهای روزانه و یا صبح زود قبل از آغاز ساعت کاریتان، یک برنامه کاری مختص آن روز بنویسید. در این برنامه زمانی، فهرست کارهایی که در آن روز قصد انجامش را دارید، به دقت و ترجیها بر روی یک برگه یا کارت کوچک بنویسید. این کارت را در تمام طول مدت روز همراه خود داشته باشید و هر بخشی از آن را که به انجام می رسانید، خط کوچکی بر روی آن بکشید.
نوشتن امور به این شیوه بر روی کاغذ نه تنها باعث می شود برای زمان خود برنامه ریزی داشته باشید بلکه در عمل باعث می شود که شما خودتان را ملزم به آنچه بر روی کاغذ به خودتان قول داده‌اید تا عمل نمایید، بکنید. مطمئنا بی توجهی به این برنامه بی احترامی به خودتان است!
۲)برنامه ریزی میان مدت: حال لیست کوتاهی از رویدادهای عمده در هفته پیش رو و مقدار زمانی که برای انجام هر کدام از آنها مورد نیاز است تهیه کنید. این رویدادها تنها به موارد مطالعه ای محدود نمی شوند. این رویدادها هفته به هفته تغییر می کنند و حتما باید برای هر هفته لیست جدیدی بنویسید. جمعه‌شب شاید بهترین زمان برای انجام این کار باشد.
۳)برنامه ریزی بلند مدت: در این قسمت تنها به برنامه‌ریزی برای امور ثابت و بدون تغییر خود می پردازید. این امور تنها شامل وظایفی می‌شود که لازم است شما در دراز مدت و به طور هفتگی آنها را انجام دهید. مانند ساعات کاری، کلاسها، برنامه‌های مذهبی، جلسات و اموری از این قبیل.
برنامه ریزی استراتژیک:
بیشتر برنامه ریزیها براساس دیدگاه عقلایی، دارای شکل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نیاز» می‌باشند. در این مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبیین شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع مورد نیاز برای انجام برآورد می‌گردند. تغییر در شرایط محیط، سیاستها، نگرشها، دیدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملی هستند که بر آرمانها و اهداف برنامه ریزی تأثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می‌گردند. برنامه ریزی در شکل عقلایی فوق، ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شکست می‌گردد. این شرایط موجب رشد این تفکر شد که در برنامه ریزی باید بتوان مطابق با تغییرات، جهت حرکت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه‌ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ریزی سنتی که در آن آرمانها و اهداف تعیین می‌شوند هدف برنامه ریزی استراتژیک، تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می‌توان ترکیبی از برنامه ریزی سنتی و برنامه ریزی استراتژیک را بکار برد.
تعاریف مختلف و متفاوتی از استراتژی ارائه شده است. در اینجا تعریفی ارائه می‌شود که بتواند مفهوم آن را در برنامه ریزی استراتژیک مشخص نماید. استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپکتیو، سیاست یا تصمیمی است که سمت و سوی دیدگاهها و جهت حرکت سازمان را نشان می‌دهد. استراتژی می‌تواند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.
برنامه ریزی استراتژیک گونه‌ای از برنامه ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژیهاست. از آنجایی که استراتژی می‌تواند دارای عمر کوتاه یا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک می‌تواند برنامه ریزی بلندمدت یا کوتاه‌مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.
واژه «استراتژیک» معنی هر آنچه را به استراتژی مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژی» از کلمه یونانی «استراتگوس» گرفته شده است که به معنای رهبری است. برنامه ریزی استراتژیک کوششی است ساخت‌یافته برای اتخاذ تصمیم‌های اساسی و انجام اعمالی که ماهیت سازمان، نوع فعالیتها و دلیل انجام آن فعالیتها توسط سازمان را شکل داده و مسیر می‌بخشد. همانطور که استراتژی نظامی پیروزی در جنگ است، برنامه ریزی استراتژیک نیز طرق انجام مأموریتهای سازمان را دنبال می‌کند.
مزایای برنامه ریزی استراتژیک:
برنامه ریزی استراتژیک دارای مزایای زیادی است که از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
۱)قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می‌دهد.
۲)به علاقمند شدن مدیران به سازمان کمک می‌کند.
۳)تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس‌العمل در برابر تغییرات را فراهم می‌کند.
۴)هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می‌کند.
۵)برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می‌کند.
۶)به مدیران کمک می‌کند که درک روشن‌تری از سازمان داشته باشند.
۷)شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان‌تر می‌سازد.
۸)دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می‌دهد.
۹)قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ارائه می‌دهد.
۱۰) به مدیران کمک می‌کند که تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.
۱۱)به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصتهای تعیین شده تخصیص می‌دهد.
۱۲)هماهنگی در اجرای تاکتیکهایی که برنامه را به سرانجام می‌رسانند بوجود می‌آورد.
۱۳)زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می‌رساند.
۱۴)قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود می‌آورد.
۱۵)ترتیب‌دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می‌آورد.
۱۶)مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می‌دهد.
۱۷)مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می‌شود.
۱۸)تفکر آینده‌نگر را تشویق می‌کند.
۱۹)برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگیزش ایجاد می‌کند.
ویژگیهای برنامه ریزی استراتژیک:
فرایند برنامه ریزی استراتژیک اساساً فرایندی هماهنگ‌کننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن میباشد. هدف این فرایند نگریستن از درون «پنجره استراتژیک» و تعیین فرصتهایی است که سازمان از آنها سود می‌برد یا به آنها پاسخ می‌دهد. بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک، یک فرایند مدیریتی است شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود. این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایه‌گذاری یا عدم سرمایه‌گذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار می‌گیرند. حوزه‌ای که در آن تصمیمات استراتژیک اتخاذ می‌گردند شامل (۱) محیط عملیاتی سازمان، (۲) مأموریت سازمان و (۳) اهداف جامع سازمان میباشد. برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که این عناصر را با یکدیگر در نظر گرفته و گزینش گزینه‌های استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان می‌سازد و سپس این گزینه‌ها را بکار گرفته و ارزیابی می‌کند.
باید توجه داشت که هر فرایند برنامه ریزی استراتژیک زمانی باارزش است که به تصمیم‌گیرندگان اصلی کمک کند که به صورت استراتژیک فکر کرده و عمل کنند. برنامه ریزی استراتژیک به خودی خود هدف نیست بلکه تنها مجموعه‌ای از مفاهیم است که برای کمک به مدیران در تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. می‌توان گفت که اگر استراتژیک فکر کردن و عمل کردن در فرایند برنامه ریزی استراتژیک به صورت عادت درآید، آنگاه فرایند می‌تواند کنار گذاشته شود.
جدول برنامه ریزی خودکنترل اسکینری:
در این نوشتار بر آنیم تا شما را با یکی از مؤثرترین روش های علمی و روان شناختی در برنامه ریزی درسی مبتنی بر اصول رفتارگرایی بی.اف.اسکینر (B.F.Skinner) آشنا کنیم. تمام تلاش خود را خواهم نمود تا بیشتر به جنبه های کاربردی این روش بپردازم لکن برای عده ای از خوانندگان از قبیل مشاوران، معلمان،برنامه ریزان درسی و کلیه کسانی که به مباحث روان شناسی و تعلیم و تربیت علاقه مندند؛ ذکر پاره ای از مبانی علمی این مقوله خالی از لطف نمی باشد:
این روش برگرفته از روشهایی است که برای سنجش و درمان بسیاری ازاختلالات رفتاری در برنامه های تغییر رفتار درمانی استفاده می گردد.در روش نظارت شخصی (self-monitoring) یا ثبت شخصی(self-recording)یا خود کنترلی (self-control) درمان جو – که در اینجا همان دانش آموز است- به مشاهده و ثبت رفتار خود می پردازد.در واقع این روش نوعی روش سنجش مستقیم رفتار توسط شخص رفتار کننده است. (در اینجا منظور از رفتار، مطالعه است.) با این حال علت اینکه آن را در زمره روش های سنجش غیرمستقیم قرار می دهند این است که در آن درمانگر یا یک مشاهده گر آموزش دیده به مشاهده و ثبت رفتار مددجو نمی پردازد.
هنگامی که نتایج به دست آمده رضایت بخش نیست می توان از تدابیری برای بهبود آن استفاده کرد. مثلاً به مددجو گفته شود کار ثبت رفتارش_در اینجا جدول برنامه ریزی هفتگی _ گاه به گاه بررسی خواهد شد.یا اینکه به وی برای ثبت دقیق رفتارش پاداش داد. در این صورت دقت مشاهدات و ثبت رفتار در او افزایش می یابد.
یکی از ویژگی های این روش سنجش رفتاری این است که به خودی خود موجب بهبود رفتار می شود. در اینجا بهبود رفتار افزایش ساعات مطالعه و تقسیم درست فراوانی آن میان دروس مختلف است. همان طور که اگر شخص فربهی مرتباً میزان مصرف کالری های روزانه خود را زیر نظر بگیرد، این عمل به خودی خود در کاهش وزن او مؤثر خواهد بود. به این پدیده واکنش پذیری (reactivity) می گوئیم. یعنی ابزار سنجش ،خود باعث بهبود رفتار گشته است. (برای مطالعه بیشتر به کتاب تغییر رفتار و رفتار درمانی: نظریه ها و روش ها،تالیف دکتر علی اکبر سیف ،نشر دوران مراجعه کنید.)
چگونگی استفاده از جدول: همانطور که نمونه ای از جدول را در ذیل مشاهده می کنید.سطر های این جدول شامل دروس عمومی و اختصاصی شما و ستونها شامل ستون پیش بینی، روزهای هفته و ستون های جمع می باشد. شما می توانید نمونه قابل چاپ جدول را دراینجا ببینید.
اکنون به شرح بخش های مختلف جدول خواهم پرداخت:
ستون دروس: این ستونی است که شما نام دروس مورد مطالعه در رشته خودتان را خواهید نوشتبرای نمونه من دروس مر بوط به رشته ریاضی را نوشته ام.
ستون پیش بینی: در ابتدا ی هفته با توجه به شناختی که از خود در هفته های گذشته کسب کرده اید و برنامه ای که پیش رو دارید پیش بینی می کنید که هر درس را چقدر بخوانید.توجه داشته باشید که این عدد نه زیاد آرمانی باشد که دست نایافتنی باشد و نه خیلی دست پائین که شما را برای بهبود رفتار مطالعه تحریک نکند.
ستون های ایام هفته: در این خانه ها شما میزان مطالعه خود را پس از پایان آن یادداشت می کنید.مثلاً اگر شنبه ۱:۳۰ ساعت شیمی خوانده اید ، ۳ ساعت حسابان و ۲ ساعت زبان آنها را مانند نمونه یادداشت کنید. این اعداد را می توانید با دورنگ به تفکیک نوع مطالعه (تستی / تشریحی) یادداشت کنید.
ستون جمع تفکیکی: در این ستون کل مطالعه یک درس در طول هفته به تفکیک نوع مطالعه یادداشت می شود.اکنون که ۹ ماه تا کنکور مانده است نسبت مطالعه تشریحی به تستی باید حدوداً ۳ به ۱ باشد و هرچه به کنکور نزدیکتر می شویم این نسبت به نسبت ۱ به ۱ نزدیک تر گردد.
ستون جمع کل: این ستون حاصل جمع ساعات مطالعه تستی و مطالعه تشریحی است که در ستون قبل نوشته اید.
ستون معلم و کلاس: در این ستون ساعات شرکت در کلاس های آموزشگاه و یا تدریس خصوصی خود را بنویسید.
البته توصیه می گردد که بیش از دو نیم روز خود را برای این کار اختصاص ندهید.
ستون نمره تراز: برای داوطلبانی که در آزمون های آزمایشی شرکت می کنند لازم است تا نمره تراز خود را در دروس مختلف پس از گرفتن کارنامه مربوط به آن هفته یادداشت کنند.این به شما کمک می کند تا بفهمید که در چه درسی باید بیشتر مطالعه کنید و نقاط ضعف و قوتتان کجاست.
معمولاً داوطلبان به درسی بیشتر علاقه دارند و بیشتر مطالعه می کنند لذا نمره بهتری می گیرند و باز چنین نتیجه می گیرند که در این درس امکان پیشرفت بیشتری دارند.اما واقعیت چنین است که ستون نمره تراز و جمع کل است که مبنای تصمیم گیری شما برای هفته آینده خواهد بود.
سطر جمع کل: این سطر نشان می دهد که در چه روزی چه میزان مطالعه داشته اید مسلماً ساعات مطالعه در روزهای تعطیل برای دانش آموزان باید بیشتر از روزهایی باشد که به مدرسه می روند.
سطر فوق برنامه: ما به هیچ وجه اعتقاد نداریم که داوطلبان کنکور باید زندگی خود را تعطیل کرده و فقط درس بخوانند؛ بلکه این مهم است که بدانند هدف آنها قبولی در کنکور است و هر چه در این راستا به آنها کمک نماید به همین دلیل بقیه فعالیت ها فرعی است و باید کنترل شود. لذا در این ستون ساعات رفتن به باشگاه،کلاس موسیقی و… را یادداشت کنید.به مرور خواهید دید که چه رابطه ای بین این عدد و پیشرفت درسی شما وجود دارد.
سطر خواب : ساعات خواب خود را نیز بنویسید.باز هم می گویم این توصیه ناشیانه است که بگوئیم از خواب خود کم کنید تا بیشتر مطالعه کنید چرا که کیفیت مطالعه شما نیز افت خواهد کرد.برای افرادی در سنین شما با فعالیت متوسط ،روزانه ۶-۸ ساعت خواب کفایت می کند که می تواند خواب شب یا خواب وسط روز باشد. سعی کنید به جای اینکه شب بیدار بمانید و درس بخوانید صبح ها زودتر بیدار شوید.
سطر تلویزیون: این سطر شامل ساعات تماشای تلویزیون و استفاده از رایانه می گردد.به هیچ وجه جمع کل هفته در این ستون نباید دورقمی شود.این را بدانید که هر یک ساعت مشاهده تلویزیون یا مونیتور نه تنها یک ساعت از وقت مفید شما را هدر می دهد بلکه به اندازه نیم ساعت هم شما را خسته می کند.
توصیه ما این است که برنامه ها را به کمک جداول موجود در روزنامه جام جم یا سایت صدا و سیما انتخاب کرده و یک یا دو برنامه را مشاهده کنید.مثلاً یکشنبه ها ساعت ۲۳:۱۵ شبکه سه فوتبال سری A باشگاه های ایتالیا و یا هرشب اخبار ساعت ۲۱ شبکه یک و یا… .
خانه قرمز رنگ: این خانه مجموع ساعات مطالعه و به عبارتی خلاصه کار هفتگی شما را نشان می دهد.عدد مندرج در این خانه خوب است بین ۴۰ تا ۶۰ ساعت باشد.
در یادداشت های آینده در مورد ویژگی های این جدول بیشتر خواهم نوشت.
منابع:
سایت شرکت توسعه خدمات مدیریت بهار
www.bahar.co.ir
www.ucc.vt.edu/stdysk/htimesug.html
www.fekreno.org
