مديريت زمان براي افراد پرمشغله

وقتش را ندارم
 
به اين جمله خوب دقت كنيد:” دوست دارم اين كار را انجام دهم؛ اما حيف، وقتش را ندارم! ”
تا به حال چند بار اين جمله را گفته‏ ايد؟ امروزه مديريت بهينه زمان، براي بسياري از قشرها، مانند كارفرمايان، كارمندان، دانشجويان و حتي خانه‌داران، دردسري بزرگ محسوب مي‌شود و اين افراد اغلب از نداشتن وقت كافي براي انجام كارها، شكايت مي‌كنند.
اولويت‌بندي در كارها، ماهيت بنيادين مديريت زمان است؛ به اين معنا كه بعضي از كارها را بايد اول انجام داد و بعد به كارهاي ديگر پرداخت. هدف‏هاي خود را تعيين، سپس آنها را براساس اهميتشان اولويت‌بندي كنيد. حالا نوبت تعيين يک برنامه زماني، براي اجراي اين اهداف است.
اولويت‌بندي در كارها، ماهيت بنيادين مديريت زمان است؛ به اين معنا كه بعضي از كارها را بايد اول انجام داد و بعد به كارهاي ديگر پرداخت
بهره‌بري از زمان و آگاهي در اين زمينه، در هر يک از ما به طرز چشم‌گيري متفاوت است. كارهايي را كه در طول روز انجام مي‌دهيم تا حد زيادي بستگي به مقدار انرژي، انگيزه، توانايي‏ها، مهارت‏ها و ديگر منابع در دسترس دارد. بررسي «الگوهاي زماني» كه در خلال آنها به انجام كارها مي‌پردازيم، در واقع، نخستين گام به منظور بهبود بخشيدن مديريت زمان است.
زمان اوج بازدهي را مشخص كنيد
منظور از زمان اوج، همان ساعت‏هايي است كه فرد بسيار پرانرژي و بازدهي و كارايي‌اش بالاست. ساعت بيولوژيكي (ساعت زيستي) بدن كه تأثير بسزايي بر روي عملكرد فرد دارد، در هر يک از ما متفاوت است. به طور كلي، مي‌توان افراد را به سه گروه تقسيم كرد؛ دسته اول در ساعت‏هاي آغازين بامداد، بسيار فعال و پرانرژي هستند و با بازدهي بالا، كارها را انجام مي‌دهند. دسته دوم در ساعت‏هاي واپسين، بعدازظهر، بسيار پركارند و بازدهي كارشان در آن ساعت‏ها بيشتر از مواقع ديگر است و آخرين گروه، شب‌زنده‌داران هستند كه نيمه‏هاي شب را بهترين موقع براي انجام دادن كارها مي‌دانند. پيش از هر چيز، شما بايد زمان اوج كاري خود را معين كنيد و آن را به كارهاي سخت‌تر يا افكار خلاق خود اختصاص دهيد.تجزيه و تحليل مشكلات
آيا مي‌توانيد با «تعادل» از زمان خود استفاده كنيد؟ زمان ما در يک روز، ميان كار به عبادت، استراحت و تفريح، تقسيم مي‌شود. تعادل به اين معناست كه بايد زمان كافي براي انجام كارهاي بيرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگي، خواب، استراحت و فعاليت‏هايي مانند ورزش و مطالعه داشته باشيد.
آيا نياز اصلي شما، قبول كردن محدوديت زمان است؟ يقيناً در بعضي از دوره‏هاي زندگي، زمان كافي براي انجام هر كاري كه دلمان مي‌خواهد نداريم. اين نكته، به ويژه براي خانواده‏هايي كه بچه‏هاي كوچک دارند و افراد مجردي كه بايد كارهاي خارج و داخل خانه را خودشان به تنهايي انجام دهند، حائز اهميت است
آيا زمان كافي براي پرداختن به امور شخصي‌تان داريد؟ گاهي اوقات، زماني را كه بايد صرف امور شخصي و كارهايتان بكنيد، اولويت پيدا مي‌كند. شما به زمان احتياج داريد؛ تا به بررسي احساسات و اهدافتان بپردازيد.
براي حفظ سلامت روان، به سرگرمي‏ها و كارهاي مورد علاقه‌تان بپردازيد. توانايي خود را در «نه گفتن»، بالا ببريد و رابطه‌اي شفاف با ديگران برقرار كنيد. براي «نه گفتن»، بايد تمرين كرد. به خاطر داشته باشيد كه نه گفتن و نپذيرفتن يک كار، مي‌تواند موجب آري گفتن و پذيرفتن كاري مهم‌تر باشد.هدف‌گذاري كنيد
براي استفاده بهينه از زمان، نخست بايد بر روي اهدافتان متمركز شويد. تمام اهداف اعم از شخصي، كاري، اجتماعي، خانوادگي و مالي، مهم هستند و رسيدن به آنها، نيازمند زمان است.
بيشتر مردم ترجيح مي‌دهند بر روي چند هدف در زندگي‌شان كار كنند. بررسي اهداف به طور كامل و دقيق، پيش‌نياز اصلي براي موفقيت در اين كار است. شما بايد بدانيد در زندگي چه چيزي مي‌خواهيد و چه كساني و چه سازمان‌ها، علت‏ها و انگيزه‏هايي، براي شما مهم‌تر هستند. بعد از تصميم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروي كاغذ بنويسيد؛ در غير اين صورت، ممكن است اهدافتان مبهم باقي بمانند و هيچ‌گاه متوجه نشويد كه آيا به آنها دست يافته‏ايد يا نه؟ پس به فعاليت‏ها و كارهايي بپردازيد كه شما را در رسيدن به اين اهداف كمك مي‌كنند. حال به منظور رسيدن به هدف نهايي، بايد قدم‏هاي كوچک را كه در واقع همان اهداف كوتاه‌مدت هستند، برداريد. تكميل به موقع اين كارهاي كوچک و كوتاه‌مدت، اولويت دارد؛ در غير اين صورت، زمان را ازدست داده‏ايد؛ بدون آن كه پيشرفتي حاصل شود.
يک برنامه زماني، هم مي‌تواند نمايي خلاصه از كارهايي باشد كه مي‌خواهيد در آينده نزديک انجام دهيد و هم يک برنامه بسيار دقيق از كارها با تمام جزئياتشان‌ استبراي خودتان برنامه زماني بنويسيد
يک برنامه زماني، هم مي‌تواند نمايي خلاصه از كارهايي باشد كه مي‌خواهيد در آينده نزديک انجام دهيد و هم يک برنامه بسيار دقيق از كارها با تمام جزئياتشان‌ است. اغلب مردم در يک زمان نمي‌توانند بر روي تمام برنامه‏ها، فعاليت‏ها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراين، آنها را روي كاغذ بنويسيد و فهرست‏هاي متفاوتي از برنامه‏هايتان تهيه كنيد.
آسان‌ترين راه براي نوشتن يك برنامه زماني، فهرستي از كارهاي بزرگ و كوچكي است كه بايد انجام شوند. اين فهرست به تنهايي كافي است تا با يادآوري كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهيد.
راه ديگر براي داشتن يك برنامه زماني، نوشتن كارهايي است كه بايد به صورت زنجيره‌اي انجام دهيد. در اين فهرست، بايد توالي زمان نيز رعايت شود. شما بايد تصميم بگيريد كدام كار مهم‌تر است و به انجام آن بپردازيد و بعد، به سراغ كارهاي ديگر برويد.
سومين نوع جدول زماني، برنامه‌اي است با تمام جزئيات. اين برنامه، هم دربرگيرنده ترتيب كارهاست و هم زمان تقريبي براي تكميل آنها را دراختيارتان مي‌گذارد.اجراي برنامه زماني
هيچ برنامه زماني‌اي معجزه نمي‌كند و هميشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجود دارند. به هر حال، يک برنامه زماني كه از قبل تنطيم مي‌شود، به شما كمک مي‌كند تا وظيفه خود را درحد قابل قبولي انجام دهيد و وقت‌تان كمتر تلف شود.
از قبل براي روزهايي كه كارهاي زياد و سخت داريد، برنامه‌ريزي كنيد.
ابتدا به انجام دادن كارهاي تكراري بپردازيد تا در صورت پيش آمدن كاري ضروري، زمان لازم را در اختيار داشته باشيد.استراتژي ‏هاي مديريت زمان
جدا از يک برنامه زماني كه براي خودتان نوشته‏ايد، استراتژي‏هاي مديريت زمان نيز مي‌توانند بسيار مفيد باشند. هر روز فهرستي از كارهايي كه بايد انجام شوند تهيه كنيد و آنها را به ترتيب اهميت‌شان انجام دهيد.
هميشه يک دفترچه يادداشت و يک تقويم جيبي همراه داشته باشيد و از آنها براي نوشتن فهرست كارهايي كه بايد انجام شوند و ثبت زمان قرارهاي ملاقات، استفاده كنيد.
تا حد امكان اجازه ندهيد كارهايي را كه برايشان برنامه‌ريزي نكرده‏ايد، برنامه‌ريزي شما را مختل سازند. تلفن‏هايي را كه مربوط به شما نيست، جواب ندهيد و به ديگران اجازه ندهيد در ساعات اوج كاري‌تان، مزاحمتان شوند.
هر روز فهرستي از كارهايي كه بايد انجام شوند تهيه كنيد و آنها را به ترتيب اهميت‌شان انجام دهيد.
سعي كنيد در منزل نيز مانند اداره، منظم و با برنامه باشيد. نوشتن فهرست خريد و ديگر موارد، مي‌تواند از خستگي و هدررفتن وقت شما بكاهد.
در يک زمان، فقط برروي يک چيز متمركز شويد و تمام توان خود را متوجه كاري كنيد كه در دست داريد. عواملي را كه در كارتان وقفه ايجاد مي‌كنند حذف كنيد و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهايي كه بايد انجام دهيد، نكنيد.
از مديريت زمان به عنوان يک ابزار براي هدف‌گذاري، اولويت‌بندي هدف‏ها و معرفي فعاليت‏هايي كه در راستاي نيل به اين اهداف به شما كمك مي‌كنند، استفاده كنيد. در واقع، مديريت زمان به شما اين امكان را مي‌دهد تا هوشمندتر كاركنيد؛ نه سخت‌تر.